Контрагент закрылся а отгрузки были что делать

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

• в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
• в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Еще несколько полезных советов

1. Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
2. Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
3. В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Что нужно сделать, если ваш контрагент объявил о своей ликвидации

Предпринимательская деятельность связана со множеством рисков. Один из них ликвидация контрагента. В такой ситуации для юриста важно правильно выстроить алгоритм действий компании. Это позволит взыскать с контрагента как можно большую часть долга (а при условии достаточности его имущества и весь долг полностью).

Информация о ликвидации

Решение о ликвидации принимают:

либо учредители (участники) или уполномоченный орган компании добровольно (п. 2 ст. 61 ГК РФ),

либо суд по иску уполномоченного государственного органа (органа местного самоуправления) либо учредителя (участника) юридического лица в случаях, предусмотренных пунктом 3 статьи 61 Гражданского кодекса РФ.

Если принято решение о ликвидации компании, то информация об этом должна быть распространена следующим образом.

1. В течение трех рабочих дней после принятия решения о ликвидации учредители (участники) компании или орган, принявший решение о ликвидации, уведомляют налоговую инспекцию о начале процедуры ликвидации (п. 1 ст. 62 ГК РФ, п. 1 ст. 20 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Инспекция вносит в ЕГРЮЛ сведения о том, что компания находится в процессе ликвидации.

2. Ликвидационная комиссия публикует в журнале Вестник государственной регистрации сообщение о ликвидации юридического лица, порядке и сроке заявления требований кредиторами. При этом срок заявления требований не может быть меньше двух месяцев с момента публикации сообщения (п. 1 ст. 63 ГК РФ).

3. Ликвидационная комиссия принимает меры к выявлению кредиторов и получению дебиторской задолженности (абз. 2 п. 1 ст. 63 ГК РФ). О том, что компания находится в процессе ликвидации, комиссия сообщает кредиторам письменно, направляя каждому из них уведомление. При этом факт публикации сообщения о ликвидации не освобождает комиссию от обязанности уведомить кредиторов (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 23 августа 2011 г. по делу № А53-20017/2010). Дебиторы (должники ликвидируемой организации) узнают о ликвидации компании, как правило, с того момента, когда комиссия предъявляет к ним соответствующие требования.

Совет

Кредиторам имеет смысл отслеживать информацию из официальных источников о статусе своих контрагентов (по крайней мере, о самых важных из них). Дело в том, что иногда недобросовестные участники делового оборота используют ликвидацию как способ освободиться от долговых обязательств. Так, не желая рассчитываться с кредиторами, должник начинает процедуру своей ликвидации и не уведомляет об этом своих контрагентов.

Чтобы обезопасить себя от риска внезапного прекращения должника, стоит периодически (например, раз в месяц) проверять, не находится ли должник в процессе ликвидации. Это можно сделать путем получения в отношении контрагента:

выписок из ЕГРЮЛ,

сведений из ЕГРЮЛ в электронном виде через Интернет.

Вместе с тем, самый простой и удобный способ получить информацию о должнике воспользоваться сервисом Проверь себя и контрагента, размещенном на официальном сайте ФНС России. Искать должника на сайте имеет смысл по таким сведениям, как ОГРН и ИНН, поскольку они являются несменяемыми (п. 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утв. постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438, п. 1618 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утв. приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected]).

Если кредитору не удалось своевременно получить информацию о начале ликвидации должника и такой должник прекратил свою деятельность, не уведомив контрагента и не рассчитавшись с ним, то имеет смысл оспорить решение о внесении в ЕГРЮЛ записи о ликвидации.

[2]

Предъявление требований

После того как кредитор узнал о начале процедуры ликвидации должника (неважно, из объявления о ликвидации или уведомления ликвидационной комиссии), ему необходимо заявить свои требования в порядке и срок, установленные комиссией. При этом кредитору нужно подтвердить обоснованность требований, предоставив комиссии, например, договор, судебное решение и т. д.

Пример из практики: суд отказал налоговой инспекции в удовлетворении требований к ликвидационной комиссии по мотиву утраты инспекцией права на взыскание задолженности

Если кредитор заявил требование в установленный срок, но ликвидационная комиссия отказала в его удовлетворении или уклоняется от его рассмотрения, у кредитора возникает право предъявить к ликвидируемой организации иск об удовлетворении заявленного требования. Такой иск можно подать до того момента, как утвердят ликвидационный баланс организации. Если суд удовлетворит этот иск, ликвидационной комиссии понадобится выплатить кредитору присужденную ему денежную сумму в порядке установленной очередности (п. 1 ст. 64.1 ГК РФ).

Кредитор предъявил к должнику иск о взыскании убытков (задолженности). До того момента как суд вынес решение по делу, было принято решение о ликвидации организации-должника. Как кредитору (истцу) защитить свои интересы

Порядок удовлетворения требований кредиторов

Порядок удовлетворения требований кредиторов установлен пунктом 1 статьи 64 Гражданского кодекса РФ. Требования контрагентов удовлетворяются в четвертую очередь со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (п. 5 ст. 63 ГК РФ).

Пример того, в какой очередности ликвидируемая организация (покупатель) должна удовлетворить требование контрагента (продавца) об оплате переданного товара

Вместе с тем, закон предусматривает два исключения.

1. Обязательства, обеспеченные залогом имущества ликвидируемой компании (абз. 2 п. 2 ст. 64 ГК РФ). В этом случае требование кредитора удовлетворяется за счет средств, полученных от продажи предмета залога, после того как будут удовлетворены требования кредиторов первой и второй очереди, права требования которых возникли до заключения соответствующего договора залога. Если полученных от продажи средств недостаточно, чтобы удовлетворить требования залогового кредитора, то такие требования удовлетворяются в общем порядке.

2. Требования о возмещении убытков в виде упущенной выгоды, а также о взыскании неустойки (штрафа, пеней), в том числе за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанности по уплате обязательных платежей (абз. 8 п. 1 ст. 64 ГК РФ). Такие требования ликвидационная комиссия удовлетворяет после того, как будут удовлетворены требования кредиторов первой, второй, третьей и четвертой очереди (т. е., по сути, в пятую очередь).

Если имущества ликвидируемой организации недостаточно для удовлетворения требований кредиторов, возникает одно из следующих последствий:

[1]

ликвидационная комиссия обращается в арбитражный суд с заявлением о банкротстве ликвидируемой организации если закон разрешает признать эту организацию банкротом (абз. 2 п. 4 ст. 62, абз. 2 п. 4 ст. 63 ГК РФ),

имущество организации, которую нельзя признать банкротом, распределяется между кредиторами соответствующей очереди пропорционально размеру требований, подлежащих удовлетворению (п. 3 ст. 64 ГК РФ).

Погашенными считаются следующие требования кредиторов (п. 5.1 ст. 64 ГК РФ):

требования, которые не удовлетворили по причине недостаточности имущества ликвидируемой организации и которые не удалось удовлетворить за счет имущества лиц, несущих субсидиарную ответственность по таким требованиям (это правило применяется тогда, когда закон не предусматривает возможности признать ликвидируемую организацию банкротом),

требования, не признанные ликвидационной комиссией, если кредиторы по таким требованиям не обращались с исками в суд,

требования, в удовлетворении которых суд отказал.

Материал Юридической справочной системы Система Юрист

Банк экспертных заключений

Если у Вас появились вопросы в области бухгалтерского учета, налогообложения, права или кадров и Вам нужен ответ на основании законодательной базы с ссылками на первоисточники, смело обращайтесь к нам. Опытные специалисты практики подготовят ответ с обоснованием и выводами по Вашему вопросу.

В 1 квартале 2015г. было обнаружено, что в 3 квартале 2011г. была отражена реализация товара несуществующему контрагенту. Фактически товар остался на складе, но организацией выписан счет-фактура, который отражен в книге продаж и в декларации по НДС за 3 квартал 2011г. Может ли организация исправить ошибку, уменьшив налогооблагаемую базу за 1 квартал 2015г., если с момента несуществующей отгрузки прошло более 3 лет?

Организация вправе уменьшить налоговую базу 3 квартала 2011г. в 1 квартале 2015г., однако, это может вызвать претензии со стороны налогового органа, т.к. прошло более 3 лет.

Обоснование:

В соответствии с абз.2 п.1 ст.54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).

Однако налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, если допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога (абз.3 п.1 ст.54 НК РФ).

При этом в указанной норме не сказано о том, что налогоплательщик имеет право произвести перерасчет налоговой базы в текущем периоде только по ошибкам, совершенным в течение 3 лет.

Вместе с тем п. 7 ст. 78 НК РФ установлено, что заявление о зачете или возврате излишне уплаченного налога, может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы.

Минфина России в Письмах от 05.05.2010 № 03-02-07/1-216, № 03-07-06/86, № 03-07-06/85, № 03-07-06/84 также указал, что ст. 54 НК РФ не ограничивает срок перерасчета налоговой базы в случае выявления ошибок (искажений), приведших к увеличению налоговой базы и суммы налога.

Правда в указанных письмах рассмотрена ситуация о признании расходов для целей налогообложения прибыли и Минфин России все же ссылается на норму п.7 ст.78 НК РФ, но не делая какие-либо конкретные выводы.

Арбитражная практика также поддерживает налогоплательщиков, учитывающих расходы, ранее не включенные в расчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, при определении налоговой базы за текущий отчетный (налоговый) период, если это искажение привело к переплате налога в том периоде, когда соответствующие расходы должны были быть учтены (например, Постановление ФАС Московского округа от 20.06.2014 № Ф05-6024/2014 по делу № А40-63447/13).

Таким образом, по нашему мнению, организация вправе исправить ошибку, относящуюся к 3 кварталу 2011, в 1 квартале 2015г., так как произошло именно искажение налоговой базы по НДС, однако, это может вызвать претензии со стороны налогового органа, так как с момента совершения ошибки прошло более 3 лет.

Автор: Разумова И.В.
ООО «ИК Ю-Софт» Региональный центр Сети КонсультантПлюс

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Что делать, если контрагент не платит по договору

Ситуации, когда контрагент не платит за предоставленную услуги или поставленный товар, довольно часто встречаются в настоящее время. В данной статье мы рассмотрим, как действовать в такой ситуации и какие законодательные акты описывают варианты решения данной проблемы.

Возникновение задолженности

Причина возникновения задолженности контрагента в большинстве случаев связана с:

• Внесением предоплаты за будущие поставки или по договору оказания услуг. В настоящий момент компании часто просят внести предоплату по договору, потому как опасаются выполнить работы или привезти товары (материалы) и остаться без оплаты. Но в такой ситуации рискует другой контрагент — вносящий определенную сумму в счет предоплаты по договору.

Важно! Задолженность может возникнуть, если контрагент внес предоплату за еще не привезенные товары или не оказанные услуги. Если услуги так и не были оказаны (или товары поставлены), то у контрагента, просящего произвести предоплату, возникает задолженность, которую он обязан вернуть или исполнить обязательства по договору.

• Системой последующей оплаты. Ситуация возникает, когда две компании заключают договор с оплатой после получения товаров (или оказания услуги). То есть товары привезли и отгрузили, накладную о принятии подписали, а оплачивать не оплачивают.

Важно! Другая причина задолженность — договоренность об оплате после отгрузки (выполнения работы).

Как избежать случаев недобросовестной работы контрагента

Прежде, чем подписывать договор с той или иной компанией, необходимо проверить эту компанию по нескольким критериям. В налоговом кодексе это называется соблюсти должную осмотрительность. Для этого прежде, чем заключать договор, нужно:

1. Запросить карточку компании и копии учредительных документов;
2. Проверить по выписке из единого реестра ИП и юридических лиц не является ли компания ликвидируемой и не внесена ли запись о недостоверности сведений в единый реестр — юридического адреса, исполнительного органа;
3. Проверить директора по базе МВД России на действительность его паспорта;
4. На портале судебных приставов выяснить, есть исполнительное производство в адрес компании;
5. Ввести ИНН компании или предпринимателя на сайте Электронного портала базы Арбитражных дел и узнать есть возбужденное дело в отношении контрагента, с которым требовалось заключить договор.

Такие меры предосторожности помогут избежать лишних проблем и сократят к минимуму количество контрагентов, которые не оплачивают задолженность.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Что делать, если контрагент не платит

Если все-таки случилась такая ситуация, что контрагент товар принял, а оплатить не может, ссылаясь на любые доводы, то необходимо произвести ряд действий, направленных на досудебное урегулирование вопроса.

Досудебное урегулирование вопроса

Перед тем, как подавать в суд на контрагента, необходимо попытаться договориться с ним решить вопрос самостоятельно без судебного вмешательства. Для это нужно:

1. Проверить все документы и подготовить их для дальнейшего предоставления в суде. Это накладные, по которым товар был принят, акты выполненных работ, акты сверок, в которых видно, что у контрагента есть задолженность.
2. Написать досудебную претензию контрагенту. В претензии необходимо указать сроки уплаты по договору, размер неустойки, а также желательно сделать запись о том, что в случае неисполнения своих обязанностей по договору на контрагента будет выставлен иск в суд. Также в претензии можно указать, что все судебные издержки по оплате пошлины и услуг адвоката будут взысканы с компании. Претензию можно вручить лично в руки директору компании, которая имеет задолженность, или индивидуальному предпринимателю. На втором экземпляре такой претензии директор или ИП должник должен поставить пометку о том, что претензию он получил. В случае, если возможности вручить письмо лично директору или ИП нет, то претензия отправляется заказным письмом с описью вложения на адрес прописки предпринимателя или юридический адрес фирмы.
3. Попытаться устно договориться с должником.

Важно! По истечению 30 дней с момента вручения письма с претензией можно писать исковое заявление в суд.

После того, как проходит 30 дней с момента вручения письма с претензией, можно обращаться в суд с иском. В результате заседания судья вынесет решение и, если оно положительное, то после вступления решения в законную силу подающая иск сторона может забрать исполнительный лист. Он передается службе судебных приставов, которые и отвечают за претворение судебного решения в жизнь. То есть приставы взыскивают сумму задолженности и судебные издержки (если суд присудил взыскать издержки с контрагента) в пользу истца. Для этого у приставов есть такие методы, как блокировка расчетного счета ответчика и списание средств или же продажа имущества ответчика.

Другие способы решения вопроса

Кроме судебного решения вопроса урегулирования задолженности, есть и другие методы, которые помогают взыскать долг. Это такие метода:

1. Новация — новация договора это перезаключение договора с указанием новых условий погашения задолженности. Данный вопрос регулируется статьей 414 Гражданского кодекса РФ.
2. Подача заявления в Полицию о мошенничестве — актуально, если контрагент оказался фирмой, которая создана с целью мошеннических действий, направленных на кражу средств. Данный вопрос регулируется Уголовным кодексом РФ, в частности статьей о мошенничестве номер 159.
3. Продажа задолженности другой организации — если в договоре есть пункт о возможной переуступке прав на взыскание задолженности другой компании.

При возникновении ситуации, когда контрагент не исполняет свои обязательства по договору, необходимо приложить все усилия для досудебного урегулирования вопроса. Но если договориться не получается, то можно подготовить исковое заявление и отправить документы в суд. Перед этим необходимо проверить все ли документы в порядке — договор подписан обеими сторонами, акты и накладные подписаны, везде есть печати сторон. Также желательно провести сверку между сторонами и иметь подписанный акт сверки обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли отправить претензию контрагенту, который не оплачивает задолженность по договору, письмом по электронной почте?

Ответ: Можно. Но для суда необходимо подтверждение отправки, а подтверждением может служить только квитанция из почтового отделения с описью вложения или отметка в получении на втором экземпляре письма. Поэтому отправка письма по электронной почте не будет иметь юридической силы.

Вопрос: Можно ли включить в расходы на судебные издержки сумму оплаты услуг юриста для составления искового заявления. В каком размере можно их включать?

Ответ: Включить в расходы на издержки можно услуги юриста по составлению искового заявления, предельного размера таких расходов законом не установлено, но выносить решение о включении будет судья исходя из собственного мнения и практики.

Контрагент не возвращает документы – что делать?

Контрагенты часто не возвращают подписанные со своей стороны документы. Причины разные: забыли, потеряли, не желают тратиться на пересылку. Но такая забывчивость и безответственность контрагента опасна спорами при проверке и доначислениями по налогам.
В статье мы подскажем, какие меры предпринять, если партнеры постоянно задерживают документы. Возьмите на заметку эти советы и используйте те, которые вам подходят.

Как ускорить возврат подписанных документов от партнера

1. Начинаем с себя:

• назначаем ответственных лиц за возврат документов;
• устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

• какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
• за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: [email protected], от Стороны 2: [email protected] site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору. Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

Почему это важно

Во-первых, за приобретение/хранение/реализацию (и т.д.) товаров и оказание услуг без соответствующих документов, а также если эти документы не соответствуют действительности, организации или предпринимателю грозит штраф до 50 БВ величин с конфискацией товаров, выручки, полученной от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, или без конфискации (ч.4. ст. 12.17. КоАП РБ).

Во-вторых, существует вероятность, что контрагент не согласился с результатами работ, услуг или отказался от каких-нибудь товаров. Вы узнаете об этом, только когда все-таки получите документы. А если вы уже отразили операции в учете, не дожидаясь их, то придется корректировать и выручку, и сумму налогов.

В-третьих, взыскать основной долг и штрафные санкции без необходимых документов может быть затруднительным.

Если у Вас нет договора или он не подписан, основной долг можно взыскать на основании других документов, в которых указаны все существенные условия договора, такие как ТТН или акт выполненных работ (оказанных услуг), а вот штрафные санкции в полном объеме взыскать не получится — подлежат взысканию только проценты за пользование чужими денежными средствами, но не пеня.

Еще несколько советов

1. Что делать если утрачен договор или первичный учетный документ?
Воспользуйтесь заверенной копией. В случае утраты документа, составленного на бумажном носителе, законодатель предусмотрел возможность использовать копию данного документа, заверенную в соответствии с требованиями законодательства, и соответственно отражать хозяйственную операцию на основании данной копии (п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,).

2. Если ваш партнер повел себя недобросовестно и нарушил договоренности по оплате, ему выгодно затягивать с предоставлением бухгалтерских документов и других подтверждений сделки. Как обратиться с исковым заявлением в суд, если затягивать нельзя?
Подать иск можно даже, если не хватает необходимых документов. Подготовьте те документы, которые есть. Экономический суд вынесет определение об оставлении искового заявления без движения и укажет на недостатки заявления. В соответствии со ст. 162 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь у вас будет на устранение причин не более пятнадцати дней. Это фактически позволит продлить срок подачи иска, и вы получите время на подготовку недостающих документов. В случае, если причины, послужившие основанием для оставления искового заявления без движения, будут устранены в установленный срок, заявление считается поданным в день его первоначального поступления в суд и принимается к производству судом.

3. Ваш партнер реорганизуется или ликвидируется – не страшно. Если вы утеряли документы, можно обратиться к правопреемнику или ликвидатору.
А вот после ликвидации получить заверенные копии документов не получится:

• после ликвидации вашего партнера его печать подлежит уничтожению;
• в архив сдаются документы постоянного хранения и документы по личному составу, к которым ни первичные учетные документы, ни договора по хозяйственной деятельности не относятся.

P. S. Остались вопросы? Позвоните нам по телефону +375 29 622-31-29 и задайте их нашим специалистам.

В организации были выявлены неподтвержденные документы, НДС с сумм отгрузки по ним уплачен. Отгрузка товаров, отраженная в 2014 и 2015 годах, не производилась, документы на отгрузку отсутствуют. Как исправить в бухгалтерском учете данные ошибки?

Ошибка 2014 года исправляется бухгалтерскими записями в месяце выявления ошибки, а ошибка 2015 года исправляется записями за ­декабрь 2015 года.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и отчетности регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном ­приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (далее – ПБУ 22/2010).

Способ исправления зависит от характера ошибки (существенная или несущественная) и от периода их обнаружения.

Существенность ошибки организация определяет самостоятельно с учетом п. 3 ПБУ 22/2010 (письмо Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской ­отчетности организаций за 2011 год»).

Как следует из вопроса, в рассматриваемом случае выявленные ошибки не являются существенными.

Согласно п. 14 ПБУ 22/2010 ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих ­доходов или расходов текущего отчетного периода.

При этом ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая ­бухгалтерская отчетность) (п. 6 ПБУ 22/2010).

То есть в рассматриваемой ситуации ошибка 2014 года исправляется бухгалтерскими записями в месяце выявления ошибки с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы», а ошибка 2015 года исправляется записями за декабрь 2015 года.

Таким образом, при исправлении ошибки 2014 года в месяце выявления ошибки в бухгалтерском учете следует сделать следующие записи:

В связи с тем, что бухгалтерская отчетность за 2015 год еще не подписана, при исправлении ошибки 2015 года организация вправе 31 декабря 2015 года сделать следующие проводки:

Исправление ошибки оформляется бухгалтерской справкой, в которой должны быть отражены все необходимые записи (исправительные, дополнительные проводки, события, явившиеся причиной ошибки, и др.). При этом справка должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О ­бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Исправления в регистрах бухгалтерского учета в силу ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ должны содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и ­инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Подскажите, что предпринять, если контрагент не предоставляет закрывающие документы?

Вы видимо бухгалтер, т.к. говорите об основной боли всех бухгалтеров .
Наверно работа с контрагентами должна проводиться в основном через «посредников» (которые могут и быть и не быть у вас в штате), здесь главное — подключение руководства для стимулирования данных посредников, объясняя убытки и пр., возникающие в случае отсутствия закрывающих документов.
А если «посредники» недосягаемы и/или контрагент упирается — придется (в зависимости от предполагаемых убытков списать задолженности или судиться .

Я и бухгалтер и директор. И у меня сложилась очень глупая ситуация. Я оплатила услуги контрагентов банковской корпоративной картой. Некоторые контрагенты посчитали это оплатой физического лица, в результате чего у меня значительные расхождения по бухгалтерскому учету. Самое смешное что они отказываются предоставлять акты, хотя аккаунты зарегистрированы на юридическое лицо. И их совершенно не волнует, что согласно Положению о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации 9 апреля 1998 года №23-П, организации имеют право осуществлять оплату своих расходов с помощью банковских карт. Я реально не знаю что делать, кроме того, чтобы впредь не оплачивать их услуги:))

На мой взгляд, существует две позиции, автора и контрагента. Если деньги переведены, но не восприняты как оплата от организации, то надо требовать их возврата от имени организации, нет документов, значит нет подтверждения выполнения работ.
Деньги восприняты контрагентом как оплата от физлица, надо понимать основания для этого, возможно, что Вы ошиблись при подаче заявки и не обозначили себя как юрлицо, и контрагент будет скорее прав, ему не важен плательщик, важен покупатель. Может быть ситуация когда сотрудник попросит организацию совершить перечисление части своей з/п в оплату приобретаемого им для себя товара, или что-то подобное.
У меня был случай, когда компания не предоставила документы по размещению рекламы в одном издании, но как только написал им письмо, что отзову деньги, т.к. нет документов, нет и выполненных работ, сразу все прислали.
Но Ваш случай сложнее.

Поскольку карта корпоративная и привязана к счету Вашей организации, то Банк может дать Справку о том, что оплаты (по выписке) произведены со счета Вашего юридического лица, если упирается «встречный» бухгалтер — предложите дополнительно двусторонний Акт выверки взаиморасчетов с указанием платежей и встречных оказанных услуг или выполненных работ.

Они правы по сути. Что такое «банковская корпоративная карта»?
Точнее, указываете ли вы лимит по этой карте, как кредиторскую задолженность в балансе? Допустим, да. Вы белая и пушистая, но откуда это знать контрагентам?
Они не станут разбираться в ваших бумагах-своих достаточно.
Если же вы лукавите и не учитываете лимит карты на балансе, то есть, распоряжаетесь ею, как частное лицо-тем более.
Полагаю, они не хотят, да и не могут выписать вам счёт-фактуру, поскольку, как частник вы не являетесь плательщиком НДС, а вам они, наоборот-нужны, чтобы уменьшить НДС к оплате. Вообще,о каком количестве документов идёт речь, если не секрет? Отражали вы картсчёт на балансе или нет?
Сделать документы-не проблема.Просто, взятие в зачёт НДС по счетам-фактурам, оплаченным картой, которая, вдобавок-не числится на балансе-несомненно наведёт налоговую на мысль о встречной проверке, или хотя бы-звонке контрагентам, от лица которых вы будете делать документы. Это надо учесть.

Александр, извините конечно, но Вас «понесло».
«Корпоративная карта» не может не быть «на балансе», т.к. теряется смысл ее существования, это всего лишь «пластик», благодаря которому технически осуществляются расчеты с одного из счетов юридического лица и лимит карты «учитывается» лишь как ограничитель пользования ею.
Да, у контрагента могут быть сомнения, тем более, если его сотрудник учел платеж, как средства от физического лица и данная ошибка легко исправляется на основании документов, подтверждающих платеж от юр.лица (см. выше) со всеми НДСами и пр.

Николаю Клевцову»:Александр, извините конечно, но Вас «понесло».»
Меня-редко «несёт»-пищеварение хорошее, бываю многословен, но только исключительно ради того, чтобы донести свою мысль, а не показать, какой я-супер-пупер умный., это первое.
Второе-если вы заметили, я поставил вопросительный знак, спросив, у автора:что есть «корпоративная банковская карта»?
Есть, к примеру, «корпоративные сим карты», то есть, купленные скопом организацией у оператора и выданные сотрудникам, которые потом оплачивают в кассу то, что наговорили в меру своих индивидуальных «потребностей».
Их что, тоже «на балансе» учитывают, что ли? В балансе учитывают задолженность перед сотовым оператором , а не по каждой симке. Может, на кого-то магическим образом действует слово «корпоративный»-так это зря, оно на суть не влияет
Вы пишете: «»Корпоративная карта» не может не быть «на балансе», т.к. теряется смысл ее существования. »
Ошибаетесь, если мне надо «откатить» кому-то за что-то-я сделаю это с банковской карты, а не с расчётного счёта. И, в этом случае-я карту, как раз, на балансе светить не буду, если мне постоянно нужен серый нал.
То есть, она может-быть, а , может- и не быть на балансе.
И об этом, есть она у меня или нет-знаю только я.

Вы пишете:». данная ошибка легко исправляется на основании документов, подтверждающих платеж от юр.лица »
Если бы всё было так просто, автор вопроса , думаю, огород бы городить не стала.
А я всего лишь хочу облегчить жизнь автору, исходя из собственного опыта, поэтому и уточняю, о чём идёт речь: о «шутках» с НДС или всего лишь о расходах на производство, сколько документов и т.д.

Документы сделать-не проблема. Просто, неправомерное списание расходов на производство-это одно, даже если и сам их, документы, сделал, пожурят, заставят вернуть, оштрафуют. А вот неправомерное предъявление НДС к зачёту-это уже может квалифицироваться, как «уклонение от уплаты налогов», да ещё если-на основании «самодельных» документов.

Как сделать оправдательные документы, если расходы действительно были оплачены, а поставщик-улетел на альфу Центавра.

1) Сделайте сами комплект необходимых документов. Нигде не сказано, что их обязан делать исключительно «бухгалтер поставщика на «ихнем» принтере и «ихней же» бумаге.
2)Печать. Попросите кого-то из знакомых заказать её по образцу, имеющемся на вашем с поставщиком договоре. Конторы, не задающие лишних вопросов были, есть и «будут есть», просто порасспрашивать знакомых надо. Не хотите «нарушать»?

Тогда покупайте в канцтоварах комплект, благодаря которому вы можете набрать любую печать-буквы и цифры прилагаются. На лицевой стороне достаточно буде набрать название предприятия и надпись-«для документов», «для накладных» и т.д. «Для документов» предпочтительнее, поскольку и накладная и счёт-фактура-есть документы.

У вашего контрагента может быть несколько печатей-одна у секретарши, другая на складе, третья-запасная. Закон это не запрещает, к тому же-сейчас печать утратила то значение, которое имела лет 40-50 назад. Помните, в «Сказке о Тройке:»Большая круглая печать» была. Сами понимаете-начальник дворников Управления Делами Президента не бегает по каждому поводу к президентской секретарше с радостным криком:»Мань, «шлёпни»гербовую» на накладную, мне тут новые мётлы привезли!»
И вы не обязаны знать, сколько их у контрагента и как они выглядят. На вопрос, почему печать «не такая»(не нравится проверяющему) ответ всегда один- «такую поставили». Она может быть сделана и на цветном принтере-не ваше дело с лупой разбираться-из точечек она состоит, или-нет.
Думаю, если дело только в отсутствии документов-никто придираться не будет.
Примерно, так.

Можете, для очистки совести-отправить контрагентам заказное письмо по адресу регистрации с просьбой предоставить указанные документы, можете даже вложить туда напечатанные вами и попросить поставить печать. Пришлют-хорошо, не ответят -Бог с ними, корешки сохраните для отчётности-вы сделали всё, что смогли.
Далее, на вопросы кого либо из «компетентных» товарищей «откуда дровишки», документы то есть, ответ один-«прислали по почте», «принёс курьер» и т.д.
А если в будущем вы обзаведётесь секретаршей, то ответ на вопрос «откуда документы» дополняется вариантом-«секретарша принесла».

Где она их взяла-на почте, курьер принёс, оказались у неё на столе, когда пришла на работу-не ваше дело.

Александру Конобееву:
Вы ценный специалист для множества бухгалтерий, которые мучаются отсутствием нормально оформленных документов, хотя для опытных бухгалтеров ничего нового, один знакомый руководитель бухгалтерии нескольких предприятий холдинга специально купил кассовый аппарат, как на заправе, печатал чеки для расходов на бензин и усиленно мял их грязными руками в масле «для правдоподобности», были и другие случаи «креатива», но .
Самое неприятное для бухгалтеров, когда «бизнесмены» получили/отдали товар, перечислили/получили деньги, а документы . — эт пусть бухгалтера мучаются/»изготавливают», если им это «так нужно» .

Уважаемые господа, спасибо за комментарии. Разумеется, подделка — это первое что пришло в голову, но дальше то как вести расчеты, ведь они на регулярной основе, и в конце каждого года составляются акты сверки. А карта не моя личная, она имеет свой расчетный счет, принадлежащий предприятию

«Акты сверки»-они не для налоговй, а для вас с контрагентом. Налоговой-без разницы, есть у вас акты сверки , или нет.
Ваш контрагент либо показывает, что у него есть перед вами задолженность-то есть перечисленные вами деньги зависли на 60 или 76.

Либо наоборот-задолженности не показывает, показывает что договор выполнен и никто никому ничего не должен.

В первом случае-он должен вернуть деньги.

Вы недоговариваете, поэтому додумаю сам: вам нужны акты и накладные со счетами =фактурами, а они выдают вам чеки. Вот чек и есть-оправдательный документ. Правда, это не счёт-фактура для взятия вами в зачёт НДС. Они вам её не выпишут, не надейтесь, пока считают, что деньги-от частника.
Как уже советовали выше-начните длительную переписку о возврате денег, спросите у них, может письмо из банка о том, что картсчёт принадлежит предприятию и из налоговой о том, что там известно о наличии у вас картсчёта позволит и т.д и т.п.

Вы, видимо, желаете, чтобы кто-то подсказал вам номер «волшебного нормативного акта», при ссылке на который контрагент станет ради выдачи вам новых документов пересчитывать данные квартального, а то и годового баланса за прошедший период. Увы, такового в природе не существует. Договаривайтесь.

Александр Конобеев, если често да, я надеялась на какой то нормативный акт))

Елена, у вас с ними договор был на частное лицо, или-на вашу контору?
Или-вообще НЕ БЫЛО? Скажем, воду для кулера привозили после того, как вы им деньги скинете на счёт?

[3]

Вы не сообщили что за контрагент и что он для Вас делал. Оправдательные документы при покупке товара это на отгрузку накладная и счет фактура. Как то ведь вы товар у него забирали со склада или он Вам привозил не бывает чтобы организация взяла товар просто ьак и нигде не расписалась. Контрагенту ведь тоже надо отчитатбся о том что товар ушел со склада. Кроме того счет фактура у него отразиться в книге продаж и пойдет в налоговую. Эта какойто не серьезный контрагент. Пошлите курьера. Договоритесь по телефону.

Контрагент Регистратор доменных имен «РЕГ.РУ». Услуги — хостинг

Уважаемая Ширковцова Е. Обратите внимание на советы моего коллеги И.Поднебенного. С учетом собственной правоприменительной практики я согласен с его предложениями. Риторику между Клевцовым Н. и Конобеевым А. лучше оставить без внимания. Им не интересна Ваша проблема, а важен спор между собой. Что касается Вашего вопроса, то сообщите следующее: По каким сделкам Вы производили оплату? какими документами подтверждено заключение между сторонами соглашение по этим сделкам и чем подтверждено их исполнение (это могут быть договоры купли-продажи, поставки, подряда, возмездного оказания услуг и т.д. и т.п. и соответствующие акты).

Уважаемый Тропин Д.
М.б. сначала внимательно прочитаете всю инфо хотя бы Елены Ширковцевой и только потом будете описывать широту своих разных познаний, тем более, что они в данном случае явно не уместны .

Дмитрий Тропинин:» Риторику между Клевцовым Н. и Конобеевым А. лучше оставить без внимания. Им не интересна Ваша проблема, а важен спор между собой.»

Николай Клевцов тоже, как я понял-недоумевает по поводу «нашей с ним риторики», видимо-никак не может найти.

Набить ему морду!

Я бы забеспокоилась, рассказывали один случай, взяли деньги за авто, а машина не пришла. Банкрот. Жена ушла, денег нет, осталась , к счастью только квартира. Мне кажется такой сложный порядок расчетов наводит на подозрения. Вообще все договоры в предпринимательской сфере должны заключаться в письменной форме. Договоры должны исполняться, иначе возникает право обратиться в суд за защитой своего нарушенного право. Это общие правила ГК о договоре.

Источники

1. 
   Малахов, В. П. Теория государства и права / В.П. Малахов, И.А. Горшенева, А.А. Иванов. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2009. — 160 c.
2. 
   Перевалов, В.Д. Теория государства и права / ред. В.М. Корельский, В.Д. Перевалов. — М.: Норма; Издание 2-е, испр. и доп., 2003. — 616 c.
3. 
   Скрынник, А. М. Правоведение / А.М. Скрынник. — М.: Мини Тайп, 2013. — 352 c.
4. Руденко, Р. А. Р. А. Руденко. Судебные речи и выступления / Р.А. Руденко. — М.: Юридическая литература, 2016. — 368 c.
5. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.